¿Externalizo la contabilidad de mi empresa?

¿Eres propietario de un negocio? Si es así sabrás que requiere un gran esfuerzo y ocuparse de diversos aspectos como los impuestos, los recursos humanos, el marketing, las ventas o la contabilidad. Una de las formas de reducir esa carga de trabajo es la externalización. En este post nos vamos a centrar en 4 criterios para saber si  es mejor externalizar la contabilidad de tu empresa y encargársela a una a une empresa especializada o seguir haciéndola internamente.

Pero, antes, veamos por qué es importante la contabilidad y qué ventajas aporta externalizarla.

¿Por qué es importante la contabilidad de una empresa?

La contabilidad es la base de la gestión de cualquier empresa y se considera fundamental para por varias razones, como las siguientes:

• Ayuda a conocer el coste de producción de un producto o servicio. De esta forma es posible saber por qué precio se puede vender o si es rentable o no la producción y venta, entre otros aspectos.
• Permite saber qué beneficios genera la empresa. La contabilidad es una forma de saber de dónde provienen los beneficios de la empresa y tener una visión clara de la situación en cada momento.
• Se puede hacer un estudio de los gastos y controlarlos. Saber en qué se gasta cada euro y controlar ese gasto es fundamental para que el negocio sea viable. La contabilidad permite ese control y evitar gastos superfluos.
• Es fundamental para la elaboración de los impuestos. Por ejemplo, la base imponible del Impuesto sobre Sociedades se extrae de la contabilidad, o las facturas que se declaran en el IVA también se encuentran en la contabilidad de la empresa.
• Puede ser una forma de atraer inversores. Una contabilidad saneada y al día, puede ser la clave para atraer inversores a la empresa, en el caso en que pretendas afrontar nuevos proyectos como el lanzamiento de un nuevo producto o servicio, la entrada en un nuevo mercado o la internacionalización de la empresa.

Ventajas de externalizar la contabilidad

La externalización o outsourcing supone encargar a una asesoría contable ajena a tu empresa y especialista en el tema, la realización de alguna de las tareas de tu empresa, en este caso, la contabilidad.

Las ventajas de externalizar la contabilidad son varias, podemos destacar las siguientes:

• Ahorro de tiempo. Elaborar la contabilidad de una empresa, sobre todo cuando el tamaño del negocio es grande, puede resultar complicado y requerir bastante tiempo. La externalización de la contabilidad va a permitir que te puedas enfocar en tu empresa y aportar valor, mientras expertos contables realizan su trabajo.
• Ahorro de costes. El ahorro de tiempo, supone también el ahorro de costes puesto que los recursos que se destinan a elaborar la contabilidad se reducen o eliminan.
• Profesionalidad. La elaboración de la contabilidad por expertos garantiza que no haya errores que puedan dar una imagen equivocada de la situación de la empresa y que siempre se apliquen las novedades fiscales que surgen cada año para evitar sanciones o recargos por parte de Hacienda.
• Aplicación de la innovación. Los asesores contables externos suelen aplicar la innovación tecnológica para dar un mejor servicio a sus clientes, de manera que las gestiones sean más rápidas, la comunicación más fluida y el cliente sepa en todo momento todas las acciones que se realizan.
• Colaboración en la estrategia de la empresa. Tal y como decíamos anteriormente, la contabilidad es fundamental en la empresa y una asesoría contable externa que analice el estado financiero de tu negocio y te ayude a tomar decisiones, puede llegar a formar parte esencial de la estrategia de tu organización.
• Realización de gestiones del día a día. Llevar la contabilidad al día supone ahorrar tiempo a la hora de presentar impuestos y evitar errores, debido a las prisas de última hora, que podrían suponer un retraso en la presentación.

¿Qué factores tener en cuenta a la hora de externalizar la contabilidad?

Realmente, tanto la opción de internalizar como de externalizar la contabilidad son válidas, pero para decidir, es preciso considerar varios factores como los siguientes:

1. Sector en el que trabaja la empresa. En determinados sectores, como el industrial, se realizan numerosos procesos que se integran en una herramienta de ERP, que suele estar diseñada a medida para la compañía. En estos casos externalizar la contabilidad es muy complicado, pero sí se pueden hacer revisiones de la contabilidad generada por el departamento de contabilidad interno de la empresa para tener la seguridad de que no hay errores.
2. Tamaño de la compañía. Una empresa que se acaba de crear debe centrarse en su negocio y dejar todas las tareas que se puedan delegar, como la contabilidad, en manos de expertos. El reto es saber buscar un partner adecuado para elaborar la contabilidad correctamente.
3. Necesidades de información. Puede que solo utilices la contabilidad para cumplir tus obligaciones formales, en ese caso podrás hacer la contabilidad tú mismo, pero si lo que necesitas es extraer información de la contabilidad que puedas utilizar para tomar decisiones empresariales y crear estrategias, es importante que cuentes con la ayuda de una asesoría contable externa que cuente con un equipo de expertos que revise la contabilidad y elabore informes financieros, de forma que se aporte valor añadido a la confección de la contabilidad.
4. Preparación del equipo. Si solo quieres que los procesos internos de la empresa se realicen, el equipo de contabilidad no va a necesitar una formación específica en contabilidad y finanzas. Sin embargo, si pretendes ir más allá y obtener un beneficio del análisis de datos, vas a tener varias opciones: cambiar a todo el equipo que se encarga de la contabilidad o darles formación (que va a requerir una inversión) o contratar a una asesoría contable externa con formación específica.

En definitiva, antes de decidir, debes analizar todos los factores que hemos detallado anteriormente y ver qué necesidades tiene tu empresa en cada momento.